【会議を効率化!】「会議の魔術師」と呼ばれる為の3つのポイント!

【会議を効率化!】「会議の魔術師」と呼ばれる為の3つのポイント!


「あの課長の会議は長くて嫌だ」「部長が会議だと言ったら今夜は残業確定だ」

若い社員達からこのようなことを陰で言われてしまってはいないでしょうか?

 

また、あなたが若い社員であるにも関わらず、さらに若い後輩社員から、「主任の会議はめんどうだなぁ」なんて言われてしまっていませんか?

 

今回はそんなことを言われないように、会議を効率的に行う為の3つのポイントをご紹介してみたいと思います。
 
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①会議を「カテゴリー分け」する

会議を頻繁に行う事は悪いことではありません。意思統一や意思決定を行うための会議は必須のアクションです。

しかし、会議の「カテゴリー分け」がキチンとなされていない場合は時間と体力の無駄に終わるケースが多くなります。

そのような会議にならない為に、以下のように会議のカテゴリー分け(コンセプトの確認)をしておきましょう。

【会議のカテゴリの例】
・カテゴリ1:アイデアや創造性を要する会議(所要時間は読めない)
・カテゴリ2:意志の疎通を確認する会議(所要時間はある程度読める)
・カテゴリ3:『JUST DO IT』を決める会議(所要時間が確実に読める!しかも時間は手短にできる)

「カテゴリ1の会議」

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カテゴリ1の会議は商品開発や企画会議など、想像力を有する会議です。
困難なクレーム、難解な技術上の問題解決など、参加者全員の右脳をフル回転させる必要がある会議です。
良いアイデアが出れば10分で終わりますが、煮詰まってしまうと会議は長時間に及んでしまう可能性もあります。

 

事前に「今日は【カテゴリ1】の会議だからそのつもりでね」と参加者に声を掛けておけば、嫌そうな顔はされても部下はテーマが見えているのでそれなりの覚悟で臨んでくれるもの。
皆のプロ意識を奮い立たせる為にも、事前にメールで案内を出す際には「アイデア会議」である旨を伝えておくようにしましょう。

「カテゴリ2の会議」

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カテゴリ2の会議は方向性を決めていく為の会議です。
下のものの意見を吸い上げる理解力も必要ですが、上から権力を行使して「決める」という作業もしていかないと物事が先に進みません。

ある意味で一番議長の器量が問われるタイプの会議と言っても過言ではありません。
もしもあなたが議長であるならば、一番緊張して臨むべきカテゴリの会議になります。

コツは決定すべき事項をまとめた簡潔明瞭なアジェンダを絶対に事前に準備をしておくこと。
カテゴリ2の会議にこれがないと、会議は高い確率でグダグダになります。

「カテゴリ3の会議」

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カテゴリ3は時間も読みやすく運営も参加者も肩の力を抜いて臨める会議です。
ここでも時間短縮と効率化の為のポイントは把握をしておく必要があります。

ポイントは「todo」は自分の手帳に書くに留めるようにして、参加者(部下)に次にやるべきアクションを一つずつホワイトボードに書かせるようにすることです。
進行役の上司(あなた)が時間削減の為にどんどん命令的に次のtodoを決めていってしまうと、参加者は「だったらメールで指示出せばいいじゃん」という風になってしまいますので注意が必要です。

 

部下に考えさせて、上司がそれに対してコメントや取捨選択をしていくような形式で進めるようにすると、参加者も「俺も参加してる感」が出てくるので、良質なtodoを出してきてくれるようになりますし、なにより会議で決めたtodoに対する意気込みが違ってきます。
進行は一見簡単なカテゴリ3ですが、「上司は大岡裁きに徹すること」。これが重要になります。

②会議のカテゴリを混ぜない

会議の目的も3つのカテゴリに分け、参加者に事前に伝達しておく事は上記に述べた通り非常に重要です。
並んで重要なことは、この3つの要素を「絶対に混ぜない」という事です。

 

会議では「あれもやりたい、これもやりたい、その事も決めたい」となりがち。

しかし、これが会議を長引かせ、参加者のモチベーションも低下させてしまう大きな原因になってしまう事は知っておくべきです。

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「会議のカテゴリを決めたなら、欲しくても他所のカテゴリには手を出さない」

ガチガチに線引きをする必要はありませんが、超特急案件でもない限りカテゴリの違う会議は織り交ぜないようにする事。これを意識してみましょう。

③高速筆記の書記を同席させる

「会議の魔術師」と呼ばれる為には「書記に向いた人材」の選定を行い、その人を必ず同席させておくようにしておく事が重要です。

 

国会の筆記係ほどのスキルは必要ありませんが、議事事項を的確にノートに纏められる書記を自分の横に置いておくと、会議の方向性が少しブレてきた時などに大きな助け舟になります。
「ちょっと待て、今までの議題を振り返ってみよう」とサッと整理整頓の役目を書記にふることができるようになります。

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議長本人がメモを読み上げるだけでは上司の主観が大部分を占める「決定事項の発表」になってしまいますが、書記目線でまとめた議事事項ならば、まだ参加者で質し合う要素も発見しやすくなります。

本で言えば章が変わるときのちょっとしたブレイクにもなりますので、ここに的確な人材を配置しておく事は、かなり重要な要素であるということができます。

まとめ

・会議のカテゴリ分けを事前に行い、それを参加者に伝達する
・他のカテゴリに属する内容の議題はその会議に持ち込まない
・全体のリズム感を整える事のできる「書記」に会議に参加してもらう

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いかがでしたか?
この3つポイントが実践できるようになれば、議長も参加者も無駄な疲労をする事なく、スムーズで良質な高効率会議が実践できるようになります。

今日からでも実践できる「会議の魔術師」になる方法。ぜひ実践してみてください。